「退職の理由、どう伝えれば角が立たないんだろう…？」

そんな悩みを抱えていませんか？

上司に言いづらい、面接ではどう答えるべきか、自分でも整理できていない——。

退職理由の「伝え方」は、転職活動の中でも特に難しいポイントのひとつです。 でも大丈夫です！

この記事では、10回の転職経験をもつ筆者が、失敗と成功の両方の経験を経て身につけた「ネガティブな印象を与えずに退職理由を伝えるテクニック」を、状況別・相手別にわかりやすく解説します。

「本音と建前の使い分け」

「しんどい理由の言い換え」

「上司・面接官・取引先への対応」

など、実践でそのまま使える例文や段取りも紹介します。

この記事を読み終えるころには、自信を持って退職を伝える準備が整っているはずです！

それでは退職理由の伝え方について順番に説明していきます！

👍 ネガティブな印象を与えずに退職理由を伝える基本ルール

退職を伝える場面は、社会人生活のなかでも特に気を遣うタイミングです。

筆者もこれまで10回転職しているにもかかわらず、いまだに退職を切り出すときは緊張してしまいます。

言い方ひとつで「今後も付き合いたい仲間」として送り出されるか、「無責任な人」として印象が悪くなるかが決まります。

筆者自身、これまでの転職の中で、良い伝え方ができたこと・できなかったことの両方を経験してきました。

そのような経験から、「嫌われずに」「円満に」退職を伝えるための６つのポイントを紹介します。

ネガティブな本音はそのまま言わない

たとえば「上司のパワハラに耐えられなかった」「給料が低すぎて生活できない」といった理由が事実だったとしましょう。

しかし、事実だったとしても、それをそのまま伝えると、職場に悪い空気が流れたり、逆にあなたの評価が下がったりします。

ネガティブな理由は「攻撃的」「感情的」と受け取られるリスクがあります。事実を否定せず、未来志向に言い換えましょう。

感謝＋前向きな姿勢で締めるのが鉄則

退職を伝えるとき、「この会社で良い経験をさせてもらった」「お世話になった人がいる」といった姿勢を見せることが、円満退職の第一歩です。

このように伝えると、感情的な対立を避けるだけでなく、退職後の人間関係も円滑に保つことができます。

筆者も実際に、感謝を伝えた上司から退職後に推薦文をいただいたり、リファレンスチェックに応じてもらったりしたことがありました。

「一身上の都合」では伝わらない？使い方の注意点

「一身上の都合により退職いたします」は退職届に書く定番の理由です。

しかし、上司に口頭で伝えると「何か隠しているのかな？」と不信感を抱かれる可能性があります。

ウソの理由はアリ？正直すぎてもダメな理由

例えば、「より給料が高い会社から内定をもらったので辞めます」と正直に言うと、社内で意図しない形で噂になったり、引き止めにあったりします。

一方で「一身上の都合で…」と濁すのも不自然。

筆者の経験では、「嘘も方便」は成立しますが、「矛盾が出ない程度の建前」がベターです。

伝える手段とタイミング：メール？対面？

メールやチャットで済ませたくなる気持ちはわかりますが、円満退職を目指すなら、ビジネスパーソンとして誠実かつ丁寧な態度が大切です。

早めに伝えることで、引き継ぎも円滑に行えます。

退職の意思は対面で伝えるべきですが、意思表示をした証拠はメールやチャットで残しておくようにしましょう。

退職理由が二転三転しないように準備する

上司には「家庭の事情」と伝え、親しい同僚には「上司のやり方に不満があった」などと、相手によって違った内容の退職・転職理由を伝えてしまうと、どこかで矛盾が生じて信頼を損なうリスクがあります。

この事前準備があるだけで、各関係者にスムーズに一貫した説明をすることができ、安心して次のキャリアへ進むことができます。

💬 状況別・使える退職理由の言い換えパターンと例文集

退職理由は、伝える相手や状況によって使い分け・調整が必要です。

特に「本音」をそのまま言えない場面では、印象を悪くせず、かつ誠実に聞こえる言い換えが重要になります。

ここでは、筆者自身が10回の転職経験で実践してきた「使える退職理由の言い換えパターン」とその例文を、状況別にまとめました。

キャリアアップ・転職を理由にする場合

キャリアアップを理由にする場合は、「成長したい」という姿勢を大切にしましょう。

たとえ本音に給与や職場不満があっても、「将来の目標に近づくため」という軸で伝えると自然です。

キャリアアップは退職理由として一般的なものなので、理解してもらいやすいでしょう。

家庭の事情（結婚・介護・引越しなど）の場合

家庭の事情はプライバシーに関わるため、詳細を話しすぎず、しかし誠実に伝えるバランスが大切です。

特に介護や子育てなどは、社会的に理解が得られやすい退職理由です。

いずれの場合も、深掘りされないよう「適度な具体性」がポイントです。

健康上の理由で退職する場合

病気やメンタル不調で退職する場合は、無理をせずに伝えることが大切です。

ただし、相手に心配をかけすぎないよう「回復に専念したい」「再発防止のための選択」と伝えるとスマートです。

体調面を理由にした場合、会社からは休職や異動をすすめられることもあります。

あらかじめ、これらが自分の中の選択肢になるのか検討しておきましょう。

職場の人間関係・社風に悩んだ場合の伝え方

人間関係や社風の悩みは非常に多い退職理由ですが、ストレートに伝えるとトラブルの元になります。

会社や上司を否定するのではなく、「自分は合わなかった」といった言い換えが効果的です。

言い換え表現例：

こちらがやんわりと伝えようした時、上司や人事からは深掘りされることもあります。

もし退職の意思が固まっている場合、詳細に答える必要はありません。

あまり具体的に答えてしまうと、会社が実態調査を行って退職交渉が長引くリスクがあります。

給与・待遇の不満を柔らかく伝える例

給与や待遇の不満もまた多い理由ですが、「お金目当て」と思われると印象が悪くなることも。

将来の不安や成長機会と絡めて説明すると自然です。

退職交渉の目的は、不満を伝えることではなく、スムーズに退職することなので、ポイントは、「現職の待遇を否定せず」、「期待や将来像を軸にすること」です。

本当の理由を言いたくないときの「建前」例文

どうしても本音を言いたくないときは、「建前」で逃げることも大切です。

適度にあいまいで納得されやすい言い回しを選びましょう。

【よくある理由別の建前表】

契約社員・派遣社員など契約満了のとき

契約社員や派遣社員で働いている場合は、「契約期間満了のため」と正直に伝えるのが最も自然です。

特に問題がなければ、理由を深掘りされることも少ないです。

もし「満了後の更新を断った」場合でも、「次のステージに進みたい」という言い方であれば角が立ちません。

💪 面接・引き止めに備える退職理由：６つの応用テクニック

退職理由は、会社に伝えるときだけでなく、応用力が求められる場面がたくさんあります。

伝え方を間違えると信頼を大きく損ねたり、引き止められて退職時期が確定しなかったりするリスクも。

ここで紹介する6つのテクニックをぜひ押さえておきましょう。

①面接でポジティブな退職理由の答え方

面接での退職理由は、ネガティブな話をそのまま言うとマイナス評価になります。

たとえば「今の仕事は自分に合っていないので辞めました」だと、「またうちでも同じ理由で辞めるのでは？」と思われかねません。

ポイントは、「前職での学び」＋「次の職場で実現したいこと」をセットで語ることです。

②引き止められたときの上手な断り方

引き止めにあったとき、感情的に断ると関係が悪化します。

逆に曖昧にすると、「もう少し条件よくするから残らない？」と交渉が始まってしまうことになりかねません。

③「しんどい」「つらい」をポジティブに変換する方法

「仕事がしんどくて辞めたい」「もう無理」…

そんな気持ちで辞める方も多いですが、そのまま伝えると自己管理能力や適応力を疑われます。

本音が「つらかった」でも、面接や上司に対してはポジティブに変換しましょう。

【変換例】

こうした言い換えは、「次にどうしたいか」までセットにして語るのがカギです。

④転職先に合わせた「納得感ある」伝え方

たとえば「〇〇が向いていないので辞めました」と言っておいて、次も同じ職種を志望すると矛盾が生まれます。

大事なのは「過去の不満」ではなく、「次にどうなりたいか」と一貫して語ること。

このように、「現状はこうだからこのポジションに応募した」という筋が通っていると強いです。

⑤「本音と建前」の切り替え練習をしておこう

退職理由に「正解」はありませんが、「正直すぎる」と不利になる場面もあるのが現実です。

だからこそ、どこまで言うか、どう言うかの「事前整理」と「練習」が必要です。

【例】

筆者も、これまでの転職活動の中で試行錯誤しながら表現を調整してきました。

説明できる建前を用意しておくことで、慌てず冷静に話せます。

⑥退職理由から転職の軸を見つけるステップ

ただ辞めるのではなく、「何が足りなかったのか」「次はどうありたいのか」を言語化することが、後悔しない転職につながります。

こうした「軸」があると、求人選びも志望動機もブレませんし、面接で伝える時にも説得力が増します。

📩 上司・同僚・取引先へ…退職を伝える順番とマナー

退職の意思を伝えるときは、「誰に」「いつ」「どう伝えるか」で、印象やその後の人間関係に大きく影響します。

実際、筆者も過去に順番を間違えて気まずくなった経験があります。

この章では、円満退職を目指すために知っておきたい「伝える順番」と「伝え方のマナー」を具体的に解説します。

直属の上司には最初に伝える

退職の第一報は、必ず直属の上司に伝えましょう。

たとえ、上司に不満があったり、人事部や経営陣と仲が良かったりしても、上司を飛び越えるのは絶対にNGです。

信頼関係にヒビが入り、残りの期間が居づらくなったり、引き継ぎに支障が出たりするリスクがあります。

上司に先に話を通すことで、社内の調整がスムーズになり、引き継ぎや評価にも良い影響を与えます。

同僚への報告は、上司への承諾後に

退職が決まると、つい親しい同僚には先に話したくなりますよね。

ランチや飲み会で「ここだけの話だけど実は・・・」と話したくなる気持ちはとてもわかります。

でも、先に述べたとおり、上司の了承前に話すと退職のための引き継ぎや手続きがこじれるリスクがあります。

上司としても、メンバーが退職する場合、後任の採用や人員の再配置などもろもろ配慮しなければならない作業があるからです。

筆者は、過去に仲の良い同僚に早まって伝えた結果、上司に退職を申し出たときに「噂で聞いているよ」と言われてかなり気まずい思いをしました…

順番は本当に大事です。

取引先には最終出社日の1〜2週間前を目安に

取引先には、上司と相談の上で正式に退職が決まったあとに報告しましょう。

早すぎると社内事情が変わる可能性があり、遅すぎると迷惑をかけます。

自分が担当から外れたあとも相手に迷惑がかからないよう、後任の連絡先や対応フローもセットで伝えるのがマナーです。

メール・チャットで伝える場合の注意点

最近はチャットやメールがコミュニケーションツールとしてよく使われますが、退職の時は配慮が必要です。

重要な相手には誠意を見せるべき場面なので、きちんと会話することが理想的です。

「競合へ転職」「あっさり受け入れられた」など特殊ケースの対応

【ケース1：競合他社への転職】

• 転職先の社名は言わない・言う必要もない
• 社名を伝えると情報の持ち出しなど無用に警戒されるおそれもある

【ケース2：上司があっさり了承した】

• 拍子抜けしても感情を出さない
• 「この人はいつか辞める」と思われていた可能性あり
• 最後までプロ意識をもって業務に取り組む

でもその後の引き継ぎで評価していただき、その後のリファレンスチェックに対応してもらえたこともあります。

最後まで業務に真摯に取り組む姿勢が大切だと実感しました。

🗓 退職を切り出すベストタイミングと段取り

退職は「いつ」「どう切り出すか」で、その後の人間関係も引き継ぎの円滑さも変わります。

特に在職中の転職は、計画性がないと退職時期がズルズル伸びてしまい、転職先に迷惑をかけたりすることになりかねません。

ここでは、後悔しない退職のための具体的な段取りとタイミングを整理します。

退職の申し出は1〜2カ月前が基本。早めの行動がカギ

民法第627条では、正社員であれば「2週間前に申し出れば退職可能」とされています（※有期契約の場合を除く）が、実際にはそれでは業務の引き継ぎが間に合いません。

また、有給休暇の残り日数によってはもっと早めに対応する必要があります。

筆者の場合は、今後のキャリアのためにも、可能な限り現職と良好な関係を維持すべきだと考えています。

従って、退職日の3カ月以上前には申し出るようにしています。

繁忙期や他の退職者と重ならないよう配慮する

法的には2週間前の申し出で十分でも、チームや顧客に負担がかかると、今後のキャリアのための円満退職とは言えません。

特に「同じ時期に複数名が辞める」「繁忙期に退職する」といったケースでは、これまでの貢献にかかわらず評価を下げることになりかねません。

筆者の場合は、年末、会計年度末（半期）を避けて退職時期を調整したことが多かったです。

就業規則と有給休暇の残日数は必ず確認

「退職する」と決めても、実際にいつまで働くかは、有給休暇の残り日数や会社の就業規則によって変わってきます。

有給休暇を全部消化したいなら、退職願を出すタイミングも逆算が必要です。

たとえば、有給休暇が15日残っていて、業務の引き継ぎに2週間必要な場合、最終出社日を退職日から５週間前に設定しておくとスムーズです。

明確な退職希望日を設定する

曖昧に「来月あたりで退職させて頂きたいと考えておりまして…」と言うと、上司や人事が、「引き止めよう」、「先延ばしにしよう」という動きになりかねません。

最初の段階で「この日で退職したい」と明確に伝えておくと、話が具体的に進みます。

退職届はどのタイミングで提出すべきか

まず、「退職届」と「退職願」の違いは以下のとおりです。

会社の就業規則によっては、会社指定の書式で退職願を提出することになっている場合もあります。

まずは会社の就業規則や規程を確認してみましょう。

そのうえで、まずは上司に自分の意思を伝えて、正式な書類を提出しましょう。

筆者の場合は、まずは上司との面談を設定して退職の意思を伝え、面談後に退職願を提出するパターンが多いです。

引き継ぎ・業務整理のスケジュールを立てる

どんなに立派な業績を残していても、引き継ぎが雑だと「無責任な人だった」という印象が強く残ってしまいます。

転職が決まると、どうしても転職先のことに心が移ってしまいそうになりますが、最後の業務として引き継ぎを完了させましょう。

会社によって、引き継ぎ書のフォーマットが指定されている場合があります。

また、上司や後任の担当者の完了承認が必要な場合もあります。

引き継ぎの方法については、上司と確認して進めるようにしましょう。

✅ 円満退職に向けてやるべきことチェックリスト

退職を伝えてから最終出社日までは、ビジネスパーソンとしての「仕上げ」の期間です。

引き継ぎ・挨拶・手続きなどをきちんと済ませることで、退職後に「あの人は辞め方までスマートだった」と好印象を残せます。

引き継ぎ資料と業務の整理を徹底する

引き継ぎとは、「誰が見ても自分の仕事を代わりにできるようにすること」。

それを文字や図で残す「引き継ぎ資料」があると、受け取る側のストレスが激減します。

有給休暇の計画的な取得

有給休暇を退職時にまとめて取得する人は多いですが、業務の引き継ぎ期間との調整が必要です。

前述のとおり、会社が有給取得を拒否することは原則できません。

ただし、「時季変更権（じきへんこうけん）」という権利により、業務上どうしても差し支える場合は時期をずらすことを求めることが可能です。

健康保険・年金・住民税などの手続きを忘れずに

退職後の社会保険や年金、税金の処理は自己責任。

特に退職後にブランクが発生する場合は要注意です。

在職中または退職後に人事部から必要な書類を受け取り、市区町村へ届け出ましょう。

【退職後に必要な手続きまとめ】

会社貸与物の返却と最終出社日までの対応

意外と見落としがちなのが、PC・スマホ・社員証・名刺・鍵など、会社から支給された物品の返却です。

最終出社日に慌てないよう、余裕をもってリストアップしておきましょう。

挨拶文・お礼メールの準備とマナー

退職の挨拶メールは、社内だけでなく取引先や関係部署にも送ることが多いです。

形式ばりすぎず、でもカジュアルすぎず、相手によって感謝の気持ちが伝わる文章を心がけましょう。

📝 まとめ｜退職理由の伝え方は「方法・言い方」で変わる

退職理由は、人によって本当にさまざま。でも「どう伝えるか」で、その印象はガラッと変わります。

直接的すぎれば角が立つし、曖昧すぎると不信感を招く——。だからこそ、自分の想いを上手に言葉にする工夫が大切です。

この記事では、筆者が10回の転職経験を通して得たノウハウをもとに、退職理由の伝え方について状況別に詳しく解説しました。

今の会社の退職は、長いキャリアの通過点にすぎません。

だからこそ、退職時の伝え方や引き継ぎは計画的に対応する必要があります。

せっかくなら、退職時の伝え方でポジティブな印象を残し、今の会社での人間関係や経験を今後の大事な資産にして活用しましょう！

この記事が、あなたの退職・転職が円満で前向きな一歩になるヒントになればうれしいです。

また次の記事でお会いしましょう！

✏️ にぬきたまご

これまで主にエンタメ業界で10回の転職を経験。日系、ベンチャー、外資系に勤務。現在は11社目の企業で執行役員として勤務中。

【転職活動の実績】

• 転職回数：10回
• 応募：200社以上
• 登録転職エージェント数：30社以上
• 登録転職サイト：10社以上

これまでの転職活動の経験を活かして、2020年より転職ブログを運営。応募者の目線で転職活動のお役立ち情報を発信中。

X（Twitter）：@tenshoku_sitara